Par quel usage commencer ?

Par une question fréquente, encadrée par une règle écrite et sans décision à prendre : par exemple, les pièces à fournir pour louer.

Faut-il un assistant interne ou un assistant sur le site ?

Ce sont deux usages distincts. L'interne répond à l'équipe sur les procédures ; le public répond aux clients sur les biens et les démarches. Ils n'ont pas les mêmes documents.

Assistant IA en agence immobilière : par où commencer

Pour mettre en place un assistant dans une agence immobilière, commencez par rassembler une dizaine de documents de référence (barème, modèles, fiches de biens, procédures, fiches officielles), choisissez un seul premier usage bien délimité, écrivez ce que l'assistant ne doit jamais faire, puis testez-le avec de vraies questions avant de l'ouvrir. L'outil compte moins que la qualité et la fraîcheur des documents qu'on lui donne.

Étape 1 : rassembler les documents

Document	Pour quel usage	Point de vigilance
Barème d'honoraires TTC (vente, location, gestion)	Réponses sur les honoraires, relecture des annonces	Identique à l'affichage en vitrine et sur le site, daté
Fiches de biens au format stable	Questions des acheteurs et des candidats	Faits sourcés, statut à jour, aucune donnée personnelle
Modèles de mandat (simple, semi-exclusif, exclusif)	Questions des vendeurs	Dernière version
Modèles de bail (vide, meublé) et mandat de gestion	Questions des locataires et des bailleurs	Clauses de visite et de révision connues
Liste des pièces du dossier locataire	Questions des candidats	Strictement alignée sur la liste officielle
Check-list de prise de mandat et des diagnostics	Équipe transaction	Conditions par âge et type de bien
Procédure LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme)	Équipe, en interne uniquement	Sans cas réels ni éléments de déclaration
Procédure de fin de bail et de restitution du dépôt	Gestion locative	Délais et contacts
Liste des communes du secteur : zone tendue, encadrement	Annonces, préavis, honoraires de location	Avec le lien vers le simulateur officiel
Fiches officielles (Service Public, justice.fr, CNIL : Commission nationale de l'informatique et des libertés)	Toutes les réponses de règle	Date de vérification notée

Deux règles pour tout le lot : un document par sujet, et une date de version visible dans chaque document.

Étape 2 : choisir un seul premier usage

Le bon premier usage combine trois critères : la question revient souvent, la réponse est écrite quelque part, aucune décision n'est prise. Trois candidats naturels dans une agence :

Les pièces à fournir pour louer. La liste est fixée par le décret du 05/11/2015 ; la question arrive le soir et le week-end. Voir le dossier du candidat locataire.
Les questions des locataires en place : préavis, dépôt de garantie, visites. Voir les questions des locataires.
La relecture des annonces par l'équipe, avant diffusion. Voir les mentions des annonces de location.

Évitez de commencer par ce qui engage l'agence : estimation, réponse sur une offre, sélection de candidats.

Étape 3 : écrire les consignes

Les consignes tiennent en une page :

répondre uniquement à partir des documents fournis, en citant le document et sa date ;
dire « je ne sais pas » quand l'information n'y est pas, et proposer un contact ;
ne jamais ajouter de pièce à la liste des justificatifs, ne jamais estimer un prix, un loyer ou une charge ;
ne jamais classer un candidat ni dire qu'un dossier est retenu ;
renvoyer au négociateur ou au gestionnaire tout cas particulier : litige, congé, offre, situation personnelle.

La CNIL rappelle par exemple qu'on ne demande pas de justificatifs financiers avant la visite : c'est le genre de règle à écrire noir sur blanc dans les consignes d'un assistant public.

Étape 4 : séparer l'interne et le public

Un assistant interne répond à l'équipe : procédures, modèles, procédure LCB-FT, check-lists. Un assistant public répond sur le site : biens, démarches, honoraires, pièces à fournir. Ils ne partagent pas la même base. La procédure LCB-FT, les mandats signés, les dossiers de candidats et les échanges avec les propriétaires n'ont rien à faire dans la base d'un assistant public.

Étape 5 : tester avant d'ouvrir

Préparez une trentaine de questions réelles, tirées des appels et des courriels des derniers mois, réparties entre acheteurs, vendeurs, candidats, locataires et bailleurs. Ajoutez des questions pièges : une pièce interdite (« dois-je envoyer mes relevés de compte ? »), un bien vendu, une charge absente de la fiche. Une réponse est bonne si elle est exacte, sourcée et s'arrête là où elle doit s'arrêter.

Ce que l'assistant ne remplace pas

La carte professionnelle, le mandat écrit et la responsabilité restent attachés aux personnes. La fiche Service Public sur l'accès à la profession rappelle aussi que le renouvellement de la carte suppose une formation continue de 14 heures par an, soit 42 heures sur trois années consécutives, dont au moins 2 heures sur la non-discrimination dans l'accès au logement et 2 heures sur les autres règles de déontologie. Un assistant aide l'équipe à appliquer ses procédures ; il ne forme pas à leur place.

Le choix de l'outil

Plusieurs solutions permettent de construire un assistant à partir de documents. ALMA, plateforme éditée par IArche, permet de constituer une base de connaissances en envoyant ses fichiers ou en faisant lire son site, de configurer l'assistant et de l'intégrer au site par un widget ; sa page des fonctionnalités annonce aussi un partage avec l'équipe, avec gestion des rôles et des permissions. Quel que soit l'outil, vérifiez avec le fournisseur, avant de vous engager, les questions qui comptent pour vous : où sont stockées les données, qui y a accès, comment séparer une base interne et une base publique.