Peut-on reprendre les lignes directrices officielles comme procédure interne ?

Non. Les lignes directrices DGCCRF et Tracfin indiquent que la simple reprise de leur texte ou des articles du code ne suffit pas : le dispositif doit être adapté à la structure.

Combien de temps conserver les documents d'identification des clients ?

Cinq ans à compter de la fin de la relation, et cinq ans à compter de leur exécution pour les documents relatifs aux opérations (article L. 561-12 du code monétaire et financier).

Un assistant d'agence peut-il traiter une déclaration de soupçon ?

Non. La déclaration est confidentielle et réservée au déclarant désigné. Elle ne doit jamais transiter par un outil partagé.

Procédure LCB-FT d'agence immobilière : l'outiller

Une agence immobilière doit avoir une procédure écrite de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) : une cartographie de ses propres risques, des mesures de vigilance adaptées, un déclarant Tracfin désigné, une formation de l'équipe et une conservation des documents. Un assistant interne peut rendre cette procédure facile à retrouver au moment où un négociateur en a besoin. Il ne doit jamais devenir le lieu où l'on évalue un client ni où l'on parle d'un soupçon.

La source de cette page est le document « Lignes directrices conjointes » de la DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes) et de Tracfin pour les professionnels de l'immobilier, dans sa version de novembre 2018. C'est un document explicatif, sans caractère contraignant en lui-même. Les textes ont pu évoluer depuis : vérifiez la version en vigueur auprès de la DGCCRF ou de votre fédération.

Qui est concerné

Les lignes directrices rappellent que l'article L. 561-2 8° du code monétaire et financier soumet aux obligations LCB-FT les professionnels qui exercent les activités de la loi Hoguet du 02/01/1970 : achat, vente, recherche, échange, location ou sous-location d'immeubles, entre autres. Le renouvellement d'un bail est assimilé à une location. Les agents commerciaux (mandataires) y sont aussi soumis, et le titulaire de la carte qui les mandate ne peut être dispensé de toute vigilance.

Ce que la procédure doit contenir

D'après les lignes directrices, le dispositif repose sur trois étapes écrites :

Identifier les risques : nature du client (personne physique ou morale), nature des opérations.
Les classer et les évaluer : selon les produits et services, les conditions de transaction, les canaux, les caractéristiques des clients, le pays d'origine ou de destination des fonds (article L. 561-4-1).
Décrire les mesures à appliquer face à chaque risque identifié.

S'y ajoutent :

une organisation et des procédures internes, avec un responsable désigné (article L. 561-32) ;
un contrôle interne adapté à la taille de la structure ;
un déclarant et, le cas échéant, un correspondant Tracfin, qui peuvent être la même personne (articles R. 561-23 et R. 561-24) ;
l'information et la formation du personnel sur ces obligations et sur les procédures internes (article L. 561-34) ;
la conservation, pendant cinq ans, des documents d'identification des clients et des documents relatifs aux opérations (article L. 561-12).

Deux points des lignes directrices comptent pour la suite. Le système doit faire l'objet d'un écrit diffusé à tout le personnel chargé de la vigilance. Et la simple reprise des lignes directrices ou des articles du code ne suffit pas : la procédure doit être propre à l'agence, à sa taille, sa clientèle, ses biens et son implantation.

Où un assistant aide vraiment

L'obligation existe sur le papier dans beaucoup de structures ; ce qui manque, c'est l'accès au bon paragraphe au bon moment. Un assistant interne, nourri de votre procédure, répond à des questions comme :

« Quelles pièces d'identité dois-je recueillir pour un acquéreur qui achète via une SCI (société civile immobilière) ? »
« Qui est le déclarant Tracfin de l'agence ? »
« Quels critères d'alerte notre procédure liste-t-elle pour le règlement du prix ? »
« Combien de temps garder la copie de cette pièce ? »

Il cite la section de la procédure et sa date de version. Il sert aussi à la formation : un nouveau collaborateur peut interroger la procédure pendant son intégration. Les lignes directrices conseillent de conserver les attestations de formation et les notes de service diffusées en interne : gardez-les à côté.

Ce qu'il ne doit jamais faire

Évaluer un client ou une opération. L'analyse et la décision reviennent aux personnes désignées.
Recevoir un soupçon. Les lignes directrices rappellent que la déclaration de soupçon est confidentielle (article L. 561-18) : il est interdit d'en révéler l'existence ou le contenu au client ou à des tiers, sous peine d'une amende de 22 500 € (article L. 574-1). Aucune note de soupçon ne doit être tapée dans un outil partagé, ni stockée dans sa base.
Parler de LCB-FT avec les clients sur le site de l'agence. L'assistant public répond aux questions sur les pièces à fournir ; il n'explique pas pourquoi une vérification est faite.
Rédiger votre procédure à votre place. Un texte générique ne répond pas à l'exigence d'un dispositif adapté.

Mise en place

Rédigez ou mettez à jour la procédure avec la personne responsable du dispositif.
Retirez-en ce qui ne doit pas circuler (cas réels, noms, éléments de déclarations).
Donnez à l'assistant la procédure, la liste des pièces par type de client et le nom des personnes désignées.
Limitez son accès à l'équipe interne.
Revoyez le contenu à chaque mise à jour de la procédure, et notez la date de version dans le document.

Cette procédure fait partie des documents à rassembler pour mettre en place un assistant dans l'agence.