Chatbot d'agence immobilière : l'assistant de l'équipe
Équiper une agence immobilière d'un assistant qui répond à l'équipe, aux locataires et aux acquéreurs à partir des fiches de biens, des procédures et des textes du métier.
Ce site s'adresse aux agences immobilières, en transaction, en location ou en gestion locative, qui veulent un assistant capable de répondre à leur équipe et à leurs clients à partir de leurs propres documents : fiches de biens, barème d'honoraires, modèles de mandat et de bail, procédures internes, et fiches officielles du métier. Chaque page part d'une question précise, d'un document de l'agence ou d'une règle qui encadre la réponse.
Un chatbot d'agence n'est utile que s'il répond juste. Dans l'immobilier, une réponse fausse n'est pas qu'une gêne : une pièce interdite demandée à un candidat, une mention manquante dans une annonce, un montant d'honoraires inexact engagent l'agence.
Le repère : trois questions avant chaque réponse
Avant de confier un sujet à un assistant, posez ces trois questions :
- La réponse est-elle écrite quelque part ? Dans un texte officiel, votre barème, votre fiche de bien. Si elle dépend du jugement du négociateur, elle ne va pas à l'assistant.
- Une règle du métier l'encadre-t-elle ? La liste des pièces exigibles d'un candidat locataire est fermée ; les mentions d'une annonce sont fixées ; la déclaration de soupçon à Tracfin est confidentielle. L'assistant doit connaître la règle, et ses consignes doivent l'empêcher d'en sortir.
- Qui reprend la main ? Pour chaque sujet, l'assistant doit savoir vers qui orienter : négociateur, gestionnaire, notaire, ADIL (agence départementale d'information sur le logement).
Les documents et les tâches de l'agence
- Les documents à fournir pour louer : la liste officielle, et pourquoi l'assistant ne doit jamais l'élargir.
- Les mentions obligatoires d'une annonce de location : loyer, charges, honoraires, DPE (diagnostic de performance énergétique), zones encadrées.
- La fiche descriptive d'un bien : le modèle qui nourrit à la fois l'annonce et l'assistant.
- Les diagnostics obligatoires pour vendre : la liste du dossier de diagnostic technique et son contrôle.
- La procédure LCB-FT (lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme) : rendre la procédure anti-blanchiment accessible à l'équipe sans exposer les soupçons.
Les règles à connaître
- L'affichage des honoraires : barème TTC, prix honoraires inclus, plafonds de location par m².
- Le logement classé G : le calendrier de décence énergétique et ses effets sur les baux.
Les questions des clients
- Mandat simple ou exclusif : ce que l'assistant explique aux vendeurs.
- Les questions des acheteurs : rétractation, compromis, prêt, honoraires.
- Les questions des locataires : préavis, dépôt de garantie, visites.
- Les questions des propriétaires bailleurs : révision du loyer, congé, encadrement.
Pour démarrer
La page par où commencer donne la liste des documents à rassembler, le premier usage à choisir et la façon de tester l'assistant avant de l'ouvrir. Si vous ne devez retenir qu'une chose : un assistant d'agence vaut ce que valent ses fiches de biens et ses procédures. Commencez par les mettre à jour et les dater.
Toutes les pages citent leurs sources officielles et leur date. Elles décrivent ce que disent les textes ; elles ne remplacent pas l'avis d'un juriste, de votre fédération ou de l'ADIL sur un cas précis.
Toutes les pages
Guides
- Assistant IA en agence immobilière : par où commencer
Les documents à rassembler, le premier usage à choisir, les consignes et les tests pour mettre en place un assistant dans une agence immobilière.
- Bail de colocation : solidarité, départ, dépôt
Bail unique ou baux individuels, clause de solidarité de 6 mois, caution, dépôt de garantie, surface minimale : la colocation et l'assistant de l'agence.
- Diagnostics obligatoires pour vendre : la liste du DDT
DPE, audit, plomb, amiante, électricité, gaz, termites, risques, bruit : la liste des diagnostics pour vendre, et comment un assistant aide l'agence.
- Documents à fournir pour louer : la liste et l'assistant
La liste des pièces qu'une agence peut demander à un candidat locataire et à sa caution, et comment un assistant y répond sans jamais en ajouter.
- Fiche descriptive d'un bien immobilier : le modèle
Les champs d'une fiche de bien utile aux annonces, aux négociateurs et à un assistant : faits vérifiés, mentions obligatoires, sources, date.
- Loyer impayé : les étapes pour le propriétaire
Relance, conciliation, caution, Visale, signalement à la Caf, commandement de payer, juge : les étapes d'un impayé de loyer et le rôle d'un assistant de gestion.
- Procédure LCB-FT d'agence immobilière : l'outiller
Risques, vigilance, déclarant Tracfin, formation : rendre la procédure anti-blanchiment de l'agence accessible à l'équipe sans exposer les soupçons.
- Régularisation des charges locatives : délais et étapes
Décompte un mois avant, justificatifs pendant 6 mois, prescription de 3 ans, étalement sur 12 mois : la régularisation annuelle et l'assistant d'agence.
Questions
- Mandat simple ou exclusif : répondre aux vendeurs
Mandat simple, semi-exclusif ou exclusif : la différence, et comment un assistant d'agence l'explique aux vendeurs sans conseiller à la place du négociateur.
- Questions fréquentes des acheteurs : y répondre
Rétractation, compromis, dépôt de garantie, prêt, diagnostics, honoraires : les questions des acheteurs et ce qu'un assistant d'agence peut y répondre.
- Quittance de loyer : obligatoire, gratuite, sur demande
Remise gratuite à la demande, détail loyer et charges, envoi par mail avec accord, reçu en cas de paiement partiel : la quittance et l'assistant de gestion.
- Répondre aux questions des locataires en gestion
Préavis, dépôt de garantie, visites, état des lieux, révision du loyer : les questions des locataires et ce qu'un assistant d'agence peut y répondre.
- Répondre aux questions des propriétaires bailleurs
Honoraires, dépôt de garantie, révision du loyer, congé, encadrement, DPE : les questions des bailleurs et ce qu'un assistant peut y répondre.
Listes
- Charges récupérables sur le locataire : la liste
Ascenseur, eau, chauffage collectif, parties communes, ordures ménagères, gardien : les charges récupérables, celles qui ne le sont pas, et l'aide d'un assistant.
- Clauses interdites dans un bail d'habitation
Prélèvement imposé, pénalités, frais de quittance, assureur imposé, interdiction d'héberger : les clauses non écrites d'un bail, et la relecture par un assistant.
- Mobilier obligatoire d'une location meublée : la liste
Les 13 éléments du décret du 31/07/2015, l'inventaire signé, le risque de requalification : la check-list du meublé que l'assistant de l'agence contrôle.
- Réparations locatives : ce que paie le locataire
Entretien courant, menues réparations, chaudière, détecteur de fumée, fuite due à la vétusté : qui paie quoi, et comment l'assistant d'agence répond.
Fiches
- Acte de cautionnement d'une location : les règles
Caution simple ou solidaire, cumul avec une assurance loyers impayés, colocation, fin de l'engagement : l'acte de cautionnement et l'assistant de l'agence.
- Affichage des honoraires d'agence immobilière
Barème TTC en vitrine et sur le site, prix honoraires inclus, plafonds de location par m² : ce que dit le texte et ce qu'un assistant peut en rappeler.
- Annonce de location : les mentions obligatoires
Loyer, charges, dépôt, honoraires, surface, DPE, Géorisques, zone encadrée : les mentions d'une annonce de location, vérifiées par un assistant.
- Bail mobilité : conditions et clauses interdites
Locataires éligibles, 1 à 10 mois, meublé, sans dépôt de garantie, charges au forfait, préavis d'un mois : le bail mobilité et ce qu'un assistant en vérifie.
- Discrimination à la location : la règle pour l'agence
Critères interdits, justificatifs autorisés, sanctions jusqu'à 225 000 € pour une société, testing, formation : ce que l'équipe et son assistant doivent appliquer.
- Documents à annexer au bail de location : la liste
DPE, plomb, électricité, gaz, risques, notice, état des lieux, caution, règlement de copropriété : les annexes du bail et le contrôle avant signature.
- Encadrement des loyers au Pays Basque : ce que vérifier
24 communes, loyer de référence majoré, complément de loyer, période d'application : la règle du Pays Basque et comment l'assistant de l'agence la suit.
- État des lieux d'entrée : mentions obligatoires
Mentions, compteurs, clés, délai de 10 jours, frais plafonnés à 3,03 € par m² : l'état des lieux d'entrée, et ce que l'assistant de l'agence en vérifie.
- État des lieux de sortie : vétusté et retenues
Comparaison avec l'entrée, usure normale, grille de vétusté, constat par commissaire de justice : la sortie du locataire et le rôle de l'assistant d'agence.
- Logement classé G : interdit à la location depuis 2025
Depuis le 01/01/2025, un logement classé G ne peut plus être loué ; F en 2028, E en 2034. Ce que dit le texte, ce qu'un assistant peut rappeler.